1978 wurde die erste Version des Systems für die kooperative Katalogisierung in Betrieb genommen. Bereits 1982 gab es eine Online-Fernleihbestellkomponente und 1983 wurden die ersten lokalen Systeme angeschlossen und in Betrieb genommen.
Das 'Centrum voor Bibliotheekautomatisering PICA' (seit 1989 mit Sitz in Leiden) ist heute eine sog. "kooperative non-profit-Organisation" für Einrichtungen des Bibliotheks- und Informationswesens der Niederlande und finanziert sich aus Mitgliedsbeiträgen. - Das PICA-Zentrum hat etwa 60 Mitarbeiter und trägt die gesamte Planung, Software-Entwicklung, Schulung usw. selbst.
Das PICA-Netz ist ein Teil des niederländischen Wissenschaftsnetzes SURFnet. - Bei PICA sind zur Zeit mehr als 1.000 Terminals bzw. PC's angeschlossen. Etwa 100 Bibliotheken nehmen an der Online-Verbundkatalogisierung teil, 150 nutzen das Online-Retrievalsystem und etwa 300 das Online-Fernleihsystem.
Angeschlossen sind wissenschaftliche Bibliotheken, wie die Königliche Bibliothek Den Haag und die niederländischen Universtitätsbibliotheken, Bibliotheksorganisationen wie das 'Nederlands Bibliotheek en Lektuur Centrum', Bibliotheken mit regionalen Aufgaben, provinziale Bibliothekszentralen, öffentliche Bibliotheken, Dokumentationseinrichtungen, Behördenbibliotheken usw. Auch die niederländische Nationalbibliographie ist ein Teil des PICA-Verbundes.
Das niederländische PICA-Netz umfaßt jetzt über 20 lokale Bibliothekssysteme.
Das Ergebnis - im Sommer 1990 - war, daß das niederländische Bibliothekssystem PICA zur Zeit das technisch modernste System darstellt und von seiner Funktionalität und seinem Funktionsumfang her auf zentraler und lokaler Ebene dem am nächsten kommt, was in Niedersachsen für eine effiziente Bibliotheksverwaltung gebraucht wird.
Im Oktober 1991 war der Weg geebnet für einen Kooperationsvertrag zwischen dem Land Niedersachsen und der niederländischen PICA-Stiftung. Hauptinhalt des Kooperationsvertrages ist die Übernahme der PICA-Software für Niedersachsen um dann - aufgrund einer homogenen Hard- und Softwaresituation - eine europäische Bibliotheksregion bilden zu können. Im Jahre 1992 hat sich das Land Sachsen-Anhalt, ebenfalls auf der Basis eines Kooperationsvertrages, dem niedersächsischen Verbund angeschlossen. Sachsen-Anhalt ist seitdem integraler Bestandteil der Kooperation mit PICA.
Nahezu zeitgleich hat auch Die Deutsche Bibliothek, Frankfurt am Main, Ende 1991 einen Kooperationsvertrag mit PICA abgeschlossen.
Pünktlich zum geplanten Termin am 4.1.1993 konnte die Verbundkatalogisierung in ganz Niedersachsen und Sachsen-Anhalt auf das PICA-System umgestellt werden.
Zeitgleich gelangen die Hardwareinstallationen für die ersten drei lokalen Systeme in Göttingen, Hannover und Osnabrück.
Mittlerweile sind weitere lokale Systeme in Niedersachsen und in Sachsen-Anhalt installiert worden. Darüber hinaus haben sich die Bundesländer Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Schleswig-Holstein und Thüringen ebenfalls für den Einsatz des PICA-Systems entschieden und werden ab 1996 mit Niedersachsen und Sachsen-Anhalt einen gemeinsamen Bibliotheksverbund bilden.
Das Fernleihsystem unterstützt nicht nur die Übermittlung von Fernleihbestellungen an besitzende Bibliotheken, sondern macht darüber hinaus die "Verwaltung" von Fernleihbestellungen möglich.
Über die Definition eines Bibliotheksprofils für jede am Online-Fernleihverkehr teilnehmende Bibliothek werden zunächst Grundparameter für die Bibliothek in bezug auf den Fernleihverkehr eingestellt:
Die jeweiligen Bibliotheksprofile werden nach einem speziellen Algorithmus ausgewertet, der die Zuordnung der besitzenden Bibliotheken zu einer Online-Fernleihbestellung steuert. In aller Regel erspart das System so dem Fernleihbibliothekar die ausdrückliche Auswahl der Bibliotheken, die seine Bestellung erhalten sollen. Allerdings kann die vom System zusammengestellte "Kandidatenliste" vom Bearbeiter geändert oder ergänzt werden. - Die im Rahmen der Online-Verbundkatalogisierung exemplarbezogen eingegebenen Ausleihcodes (nicht ausleihbar, beschränkt ausleihbar usw.) werden vom System berücksichtigt.
Fernleihbestellungen werden im System als erledigt bzw. nicht erledigt (Buch ist ausgeliehen, nicht am Standort etc.) quittiert. Diese Quittung erlaubt es, nicht erledigte Bestellungen unmittelbar der nächsten besitzenden Bibliothek zu zuordnen.
Bestellungen können storniert werden, solange sie nicht von einer Bibliothek der Kandidatenliste ausgedruckt und in Bearbeitung genommen wurden. Der Status einer Bestellung (Bearbeitungsstand) ist jederzeit abfragbar.
Die im Bibliotheksprofil festgelegten Erledigungsfristen gestatten es jeder teilnehmenden Bibliothek, zur eigenen Kontrolle Mahnungen (für nicht fristgerecht erledigte Bestellungen) auszudrucken.
Schließlich erlaubt das System, sog. Ergebnislisten zu erstellen, die der bestellenden Bibliothek Informationen über nicht erledigte Bestellungen geben, einschließlich der Gründe für die Nichterledigung, resultierend aus den Quittungen der angegangenen Bibliotheken. Die bestellende Bibliothek kann anhand dieser Informationen entscheiden, ob ein neuer Umlauf der Bestellung zweckmäßig ist, oder ob die Bestellung dem zuständigen Zentralkatalog zugeleitet werden soll. Dieser kann Online-Bestellungen über einen speziellen Ausgang in den konventionellen Leihverkehr auf konventionell verwendete Bestellscheine ausdrucken und weiterverarbeiten.
Online-Fernleihbestellungen auf im Verbundkatalog nachgewiesene Bestände nicht angeschlossener Bibliotheken werden ebenfalls vom zuständigen Zentralkatalog ausgedruckt und bearbeitet.
Monographien bzw. Zeitschriften werden online in speziell dafür vorgesehenen Masken bearbeitet. Für nicht im Verbundkatalog nachgewiesene Bestände sind "Blankoformulare" vorgesehen.
Für ca. 14.000 Zeitschriften (zusammengestellt nach den Anforderungen der Bibliotheken im PICA-Verbund in den Niederlanden und im Bibliotheksverbund Niedersachsen/Sachsen-Anhalt) werden bei Swets die Inhaltsverzeichnisse mit Scannern gelesen und in ASCII transformiert.
Die so erstellten Online-Contents-Datensätze (OLC-Sätze) werden im PICA3-Format periodisch an die PICA-Stiftung in Leiden und an das BRZN in Göttingen geliefert. Jeder OLC-Satz ist über die Identifikationsnummer mit der zugehörigen Zeitschrift verknüpft. Die OLC-Sätze werden in die zentrale PICA-Datenbank (in Leiden und in Göttingen) eingebracht.
Vom PICA-Zentralsystem werden über einen speziellen Verteilungsmechanismus alle Online-Contents-Datensätze an die jeweiligen PICA-Lokalsysteme weitergeben.
Der OLC-Datenbestand wird Endbenutzern zur Verfügung gestellt, lokal als Ergänzung der jeweiligen OPAC-Datenbank um Zeitschrifteninhaltsangaben für lokal laufend gehaltene Zeitschriften, zentral als Datenbestand für Fernleihzwecke, später auch als Bestand zur besonderen Unterstützung der schnellen Dokumentenlieferung (RAPDOC-Bestand = Rapid- Document-Delivery).
Damit ist erstmals in einem Bibliotheksverbund die elektronische Fernleihe für Endbenutzer in Selbstbedienung realisiert. - Für die Bibliotheken des Verbundes in Niedersachsen sind die entsprechenden 'Document-Delivery-Stationen' (Software-Paket ARIEL der Research Library Group) bereits angeschafft worden. Entsprechende organisatorische Regelungen im Lande vorausgesetzt (Kosten, Verrechnung etc.), können wohl bereits 1996 Endbenutzerbestellungen auf Aufsatzliteratur in der Form elektronisch übermittelter Dokumente bedient werden.
Die Realisierung von SUBITO-Diensten innerhalb einer entsprechenden Informationsinfrastruktur kann in mehreren Schritten erreicht werden. Die SUBITO-Arbeitsgruppen haben sich in ihren weiteren Überlegungen zunächst mit dem Teilaspekt 'Dokumentenlieferung im Bereich Zeitschriften' befaßt und Vorschläge erarbeitet, wie 1995/96 im Teilkomplex 'Zeitschriften' erste Ergebnisse erzielt werden können. Die weiteren Arbeiten werden die ersten Realisierungsvorschläge für die Dokumentenlieferung im Bereich der Zeitschriften in die Konzeption eines SUBITO-Gesamtsystems einbeziehen und dabei besonders die DBV-OSI-Entwicklungen, sowie die Anbindung an WWW-Dienste über einen SUBITO-Client berücksichtigen.
Die möglichen Lieferungsarten müssen allgemein und vielseitig gestaltet werden können (Postversand, FAX, E-Mail, Abholung in der Bibliothek ...)
Das SUBITO-Projekt strebt dabei kein neues EDV-System für Dokumentenlieferdienste an, sondern versucht wegen der Notwendigkeit einer schnellen Realisierung vielmehr auf den bereits vorhandenen Systementwicklungen (PICA, DBI-Link, JASON ...) aufzusetzen und diese - ggf. auch mit Hilfe von Investitionen - so auszubauen, daß 1996 ein SUBITO-Dokumentenlieferdienst mit 24-Stunden-Service in Betrieb gehen kann.
Das SUBITO-Projekt sieht vor, daß bis 1996 zunächst von den Ländern besonders zu benennende Bibliotheken den Kreis der SUBITO-Lieferbibliotheken ausmachen sollen. Dabei fügt sich ein spezielles Förderprogramm der DFG für 4-5 SSG-Bibliotheken im Hinblick auf die apparative Ausstattung sowie die erforderlichen personellen Ressourcen nahtlos ein.
Für die Ausstattung einer SUBITO-Lieferbibliothek hat das Projekt bereits eine Abschätzung der erforderlichen Hardware- und Software-Investitionen, sowie entsprechende Spezifikationen (Scanning-Station und Document-Delivery-Software) vorgelegt. Ebenfalls abgeschätzt worden sind die erforderlichen Maximalkosten für die Internetanbindung von Lieferbibliotheken. Die endgültigen Kosten sind dabei stark abhängig von den tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort.
Bestellungen sollten in der Regel online erfolgen und auf der Basis qualifizierter Daten vollständige bibliographische Angaben bieten und signiert sein. Bestellungen in anderer Form können möglicherweise nur außerhalb des anvisierten 24-Stunden-Services bedient werden.
Zur Realisierung der Zielvorstellungen ist zunächst die Verfügbarkeit der vollständigen ZDB-Titel- und -bestandsdaten (als zentrales Nachweisinstrument) für alle Recherche- und Bestellsysteme erforderlich. Für Recherche- und Bestellsysteme, die nicht DBV-OSI-Teilnehmer sind, ist dies nur sinnvoll durch die Übernahme der ZDB-Daten in das jeweilige System realisierbar. DBV-OSI-Teilnehmern steht die ZDB über die in DBV-OSI zu entwickelnden Schnittstellen (Z 39.50, einschließlich Extended Services (Item Order)) zur Verfügung.
Für die Darstellung der bestandsbezogenen Lieferverpflichtungen der ersten SUBITO-Lieferbibliotheken sind in der ZDB entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Die Kennzeichnung schnell lieferbarer Bestände sollte dabei weitgehend maschinell - nach Vorgaben der Lieferbibliotheken (bestimmte ZDB-Fächergruppen, bestimmte Signaturgruppen, bestimmte Sonderstandortkennzeichen etc.) - erfolgen können. Auch die maschinelle Übernahme der in den anderen Bestellsystemen bereits vorliegenden Daten zu Lieferverpflichtungen sollte berücksichtigt werden. Dadurch sind dann alle Systeme in der Lage, auf der Basis gleicher Information Bestellungen im 24-Stunden-Service abzuwickeln.
Darüber hinaus erscheint es sinnvoll, daß die ZDB künftig Informationen zu allen elektronisch lieferbaren Dokumenten speichert und nachweist, beispielsweise auch Informationen zu einer von den Verlagen geplanten 'Verlegerdatenbank', die (mit einem eigenen Abrechnungssystem) für die Lieferung von Volltexten zur Verfügung stehen soll.
Die mögliche 'allgemeine' Nutzung der aufzubauenden SUBITO-Dienstleistungen setzt technischerseits eine 'allgemeine' Zugänglichkeit aller existierenden Recherche- und Bestellsysteme voraus. Diese Vorausetzungen sind heute weitgehend erfüllt, da alle Recherche- Bestellsysteme - meist mehrgleisig - Zugang über Telnet/VT100, Datex-J oder Datex-P/WIN (X.25) bieten.
Bestellungen sollten in der Regel nur von Benutzern mit 'Identifikation' angenommen werden, wobei dies auch geschlossen über beispielsweise eine Universität, die als Kunde bei einem Bestellsystem oder einer Lieferbibliothek registriert ist, erfolgen kann. Die 'Identifikation' kann dabei in verschiedensten Formen erfolgt sein (Account bei einem Bestellsystem, Kreditkarte, Password etc.) Technischerseits können natürlich auch Bestellungen ohne verifizierbare Identifikation (vorausbezahlte Coupons oder Bestellnummern) abgewickelt werden; letztlich steht es im Ermessen der jeweiligen Bestellsysteme und Lieferbibliotheken, ob derartige Bestellungen bedient werden.
Die Rechnungsstellung kann dann in der Form der Vorauszahlung, der Einzelrechnung für den Endbenutzer oder in Form der Sammelrechnung an das jeweilige Bestellsystem bzw. die Kreditkartenorganisation organisiert sein. Auf Datex-J als spezielle Zugansgform zu Recherche- und Bestellsystemen wird in diesem Zusammenhang besonders hingewiesen; bei der Verwendung von Datex-J-Zugängen (als sog. 'externer Rechner') in den Recherche- und Bestellsystemen ist die Abrechnung über die Telefonrechnung des Endbenutzers möglich.
Im Bereich Forschung und Entwicklung der Neuen Hanse Interregio haben sich bereits einige Fachkonferenzen zu Schwerpunktthemen gebildet. - Die Bildung einer Fachkonferenz Bibliotheken wurde bereits anläßlich der 3. Gemeinsamen Rektorenkonferenz auf dem Gebiet der Neuen Hanse Interregio am 12.9.1994 empfohlen.
Die Direktoren der Universitätsbibliotheken in Bremen, Groningen, Oldenburg, Osnabrück und Twente haben die Gründung einer Fachkonferenz Bibliotheken beschlossen, bestehend aus der
Die beteiligten Bibliotheken streben eine enge, grenzüberschreitende Zusammenarbeit zur gezielten Förderung von Wissenschaft und Forschung auf dem Gebiet der Neuen Hanse Interregio an, die unter gemeinsamer Nutzung der vorhandenen Ressourcen und Buchbestände und durch koopeartiv zu ergreifende infrastrukturelle Maßnahmen die Informationsversorgung von Wissenschaft und Forschung entscheidend verbessern soll. Die Kooperation umfaßt gemeinsame Projekte im Rahmen der Informationsvermittlung und des Fernleihverkehrs zwischen den beteiligten Bibliotheken - unter Einbeziehung der technischen Möglichkeiten für eine schnelle Dokumentenlieferung auf elektronischer Basis - sowie gemeinsame Aktivitäten in den Bereichen Informationsaustausch, Ausstellungen, Austausch wissenschaftlicher Publikationen der jeweiligen Hochschulen, Treffen der Direktoren und leitender Mitarbeiter der beteiligten Bibliotheken.
Für die technische Realisierung eines integrierten Serviceangebotes stehen heute zwei mögliche Konzepte zur Verfügung:
